Constituição de séries e eliminação de documentos – existe dificuldade em decidir o que se deve conservar e o que se deve eliminar, por vezes, no processo de selecção, é necessário analisar folha a folha ou processo a processo.
Para facilitar a tarefa de selecção o plano de classificação deve contemplar a possibilidade de agrupar os documentos segundo o seu prazo de conservação, o que torna mais simples conceber ou aplicar uma tabela de selecção.
Critérios mais adequados para constituição das séries – como ponto de referência, na constituição das séries, podem ser tomados como ponto de partida a tramitação, tipologia, acção e área temática em função do que melhor serve as necessidades de informação da instituição.
Ao longo do plano de classificação podem se escolher diferentes critérios de acordo com a conveniência do serviço e consoante a documentação. O plano de classificação deve ser simples, claro e eficaz.
A recuperação da informação através de um sistema de registo consegue virtualmente reordenar uma série ou conjunto de séries em função de critérios diferentes da classificação.
O registo de processos é um instrumento onde se procederá à recuperação da informação pelos critérios de constituição das séries que foram preteridos no plano de classificação.
A escolha dos critérios de constituição de séries deve ser feita em função da facilidade de pesquisa; das rotinas e hábitos de trabalho existentes no serviço; da orgânica interna da instituição e da clareza e simplicidade do plano.
Para levar a cabo a tarefa de constituir séries tivemos em conta a tipologia documental assim como os assuntos. Desta forma, cada série criada reflecte uma actividade e, consequentemente o mesmo procedimento administrativo, tendo estas sido criadas após o recenseamento da informação.
Relativamente às sub-séries as únicas criadas dizem respeito: à série correspondência onde foram ramificadas em duas sub-séries que dividem a série em Correspondência Enviada e Correspondência Recebida e também, no caso da Direcção: à série Constituição/Regulamentação foram criadas sub-séries referentes a Despachos; Diário da República e Candidatura à Associação de Estudantes.
Considera-se que o plano de classificação é orgânico-funcional, uma vez que assenta na estrutura orgânico-funcional da AE e respeita a hierarquia que se encontra nos organogramas.
Constituição de séries e eliminação de documentos – existe dificuldade em decidir o que se deve conservar e o que se deve eliminar, por vezes, no processo de selecção, é necessário analisar folha a folha ou processo a processo.
Para facilitar a tarefa de selecção o plano de classificação deve contemplar a possibilidade de agrupar os documentos segundo o seu prazo de conservação, o que torna mais simples conceber ou aplicar uma tabela de selecção.
Critérios mais adequados para constituição das séries – como ponto de referência, na constituição das séries, podem ser tomados como ponto de partida a tramitação, tipologia, acção e área temática em função do que melhor serve as necessidades de informação da instituição.
Ao longo do plano de classificação podem se escolher diferentes critérios de acordo com a conveniência do serviço e consoante a documentação. O plano de classificação deve ser simples, claro e eficaz.
A recuperação da informação através de um sistema de registo consegue virtualmente reordenar uma série ou conjunto de séries em função de critérios diferentes da classificação.
O registo de processos é um instrumento onde se procederá à recuperação da informação pelos critérios de constituição das séries que foram preteridos no plano de classificação.
A escolha dos critérios de constituição de séries deve ser feita em função da facilidade de pesquisa; das rotinas e hábitos de trabalho existentes no serviço; da orgânica interna da instituição e da clareza e simplicidade do plano.
Para levar a cabo a tarefa de constituir séries tivemos em conta a tipologia documental assim como os assuntos. Desta forma, cada série criada reflecte uma actividade e, consequentemente o mesmo procedimento administrativo, tendo estas sido criadas após o recenseamento da informação.
Relativamente às sub-séries as únicas criadas dizem respeito: à série correspondência onde foram ramificadas em duas sub-séries que dividem a série em Correspondência Enviada e Correspondência Recebida e também, no caso da Direcção: à série Constituição/Regulamentação foram criadas sub-séries referentes a Despachos; Diário da República e Candidatura à Associação de Estudantes.
Considera-se que o plano de classificação é orgânico-funcional, uma vez que assenta na estrutura orgânico-funcional da AE e respeita a hierarquia que se encontra nos organogramas.